आपके पास करने के लिए काम इतना है कि उसे पूरा करना लगभग असंभव सा लगने लगता है। आपने अपनी प्राथमिकताएं तय कर ली हैं, योजना बना ली है, जिम्मेदारियां बांट दी हैं और पूरा ध्यान लगाकर काम करने की भी कोशिश की है। फिर भी सवाल यही उठता है कि कम समय में बेहतर काम कैसे किया जाए? यहां पांच ऐसी रणनीतियां दी गई हैं, जो हर सप्ताह आपके कई घंटे बचा सकती हैं : 1. अपनी वास्तविक अपेक्षाएं स्पष्ट करें
जिस व्यक्ति के लिए आप काम कर रहे हैं, उससे साफ पूछें कि उसे वास्तव में क्या चाहिए। हो सकता है कि उसे हर बार बेहतरीन ए प्लस काम की जरूरत न हो और अच्छा बी प्लस स्तर का काम ही पर्याप्त हो। कभी-कभी उन्हें विस्तृत योजना चाहिए होती है, तो कभी केवल शुरुआती रूपरेखा ही काफी होती है। 2. मौजूद सामग्री का दोबारा उपयोग करें
जहां संभव हो, पुरानी सामग्री को कॉपी करें, उसमें जरूरी बदलाव करें और दोबारा इस्तेमाल करें। हर बार सब कुछ शुरू से बनाने या पूरी तरह बदलने की जरूरत नहीं होती है। दुनिया के सफल वक्ता भी अक्सर अपना वही भाषण बार-बार देते हैं, क्योंकि लगातार अभ्यास से वह और बेहतर होता चला जाता है। 3. टेम्पलेट और चेकलिस्ट तैयार करें
जो काम नियमित रूप से होते हैं, उनके लिए पहले से टेम्पलेट या चेकलिस्ट बना लें या उपलब्ध टेम्पलेट का उपयोग करें। साप्ताहिक रिपोर्ट, प्रेजेंटेशन और मीटिंग एजेंडा के लिए टेम्पलेट उपयोगी होते हैं, जबकि साप्ताहिक योजना और वन-ऑन-वन मीटिंग के लिए चेकलिस्ट समय बचाती है। 4. लिखने के बजाय बातचीत करें
मान लें आपके मैनेजर ने किसी विषय पर जानकारी जुटाने को कहा है। ऐसे में लंबा-चौड़ा प्रेजेंटेशन बनाने के बजाय मुख्य बिंदु नोट करें और उनसे सीधे बातचीत करके अपनी बातें समझाएं। कई बार मौखिक चर्चा न केवल समय बचाती है, बल्कि जटिल विचारों को भी अधिक स्पष्ट और प्रभावी ढंग से सामने रखती है। 5. हर काम के लिए समय तय करें
किसी भी काम को शुरू करने से पहले तय कर लें कि उस पर अधिकतम कितना समय देंगे और उसी सीमा का पालन करें। उदाहरण के लिए, यदि आप रिसर्च में जरूरत से ज्यादा समय लगा देते हैं, तो उसके लिए केवल एक या दो घंटे निर्धारित करें। इस तकनीक को टाइम-बॉक्सिंग कहा जाता है। यह हमेशा यह सुनिश्चित नहीं करती कि काम तय समय में पूरा हो जाएगा, लेकिन यह आपका ध्यान केंद्रित रखने और समय का बेहतर उपयोग करने में बहुत मदद करती है।
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